6 tips para organizar el trabajo

Organizar tu agenda

Seguramente te estés preguntando cuáles son los primeros pasos para empezar a tener herramientas para ser más productivos o decidís arrancar el año con todo pero no sabés cómo mejorar tu productividad laboral. Desde ya que el paso más importante es tener tu agenda. Si aún no sos un agenda lover, comenzá por buscar alternativas para obtener la tuya. Las hay de diferentes marcas, colores, tipografías, enfoques, precios y tamaños. Hoy por hoy, en el mercado hay una agenda para cada necesidad, por eso no te será muy trabajoso poder encontrar la que sea ideal para vos.
Una vez que ya tenés tu agenda toca organizarla. ¿Cómo? Hay muchas maneras pero una de ellas es anotar primero las fechas que ya te acordas que van a ir sucediendo a lo largo del año. Eventos, cumpleaños, turnos de médicos, entregas laborales que ya tengas pautadas, fechas de exámenes que te den a principio del cuatrimestre, entre otros. Luego a lo largo de los días cuando van surgiendo más cosas las vas agregando, preferentemente en orden de horarios. Si tu agenda te lo permite, podés hacer listas semanales o mensuales con tareas que queres trackear pero que no sabes necesariamente el día específico que podrás tomarla. Por eso, es bueno tener las listas para luego ir volcando en los casilleros de los días.
Lo mejor es entender cómo son tus días, qué rutinas tenes e ir acomodando las tareas. Por ejemplo, poner una tarea más pesada un lunes para ya sacarla de encima, poner muchas tareas cortas el mismo día para poder cumplirlas todas. También es un gran tip usar post it para poder mover las tareas y no tachar nada o bien anotar con lápiz por si llegaras a necesitas moverla.
Es vital tener objetivos o tareas “grandes” pero no te olvides de las pequeñas tareas que ayudan a que la tarea mayor sea cumplida. Es decir, los pasos previos o las fases previas. Podés agendartelas por rangos horarios de media, una o dos horas y así ir segmentando el día en bloques.

Usar apps para organizar el trabajo

Para ser productivo en el trabajo es vital contar con todos los recordatorios y alertas que puedas tener. Exísten varias aplicaciones para organizar tareas en tu calendario y generar alertas que te avisen días antes o minutos antes de comenzar con esa tarea específica.
Si la agenda no te copa y sos mas del mundo digital, podes usar el famoso Google Calendar que nunca falla. Además de ver tus tareas, podés compartirlas con otra persona por mail o WhatsApp o bien invitar clientes o coequipers para algún evento puntual. En tu rutina para ser productivo podes incluir la extensión de Chrome para tener a mano los avisos del día sin necesidad de abrir otra página.
Una de las herramientas más utilizadas es Asana y principalmente se utiliza para gestionar el flujo de trabajo. No solo te muestra el inicio o fin de un proyecto si no que conecta a todos los representantes, es decir al equipo de trabajo, para poder ver todo a un nivel más macro. Si son equipos de hasta 15 personas la herramientas es gratuita.

Tener objetivos cumplibles

Si buscás el significado de ser productivo seguramente encuentres que alguien productivo es alguien que cumple sus objetivos. Hay que comprender que no se trata de hacer más en menos tiempo, sino de poder establecer de forma razonable los objetivos del día, la semana o el mes y lograr llegar a ellos.
Si tenemos un objetivo muy grande, un plan ambicioso, es posible que si no lo logramos nos frustramos y queramos dejar de intentarlo. Por esta razón es vital fijar objetivos específicos y pequeños que en su conjunto logren metas más grandes. Por ejemplo, si queremos que nuestra empresa crezca, no podemos anotar esta premisa de forma tan abarcativa. Más bien desglosamos qué cosas puedo hacer para llegar a que mi empresa crezca. Ahí tenemos varios vértices para empezar a fijar como por ejemplo tener más ventas, tener a los clientes contentos, mejorar los gastos y tener una situación financiera más relajada, etc. Desde ahí vamos a seguir desglosando hasta llegar a cosas concretas, es decir, para cumplir la meta “tener a los clientes contentos” deberemos primero hacer encuestas de satisfacción y saber cómo se sienten esos clientes, comenzar a dar algo que aporte valor agregado como packaging, regalos, detalles, seguimiento y amplia comunicación, entre otras cosas. Ahí ya vamos teniendo una ramificación del objetivo troncal que nos permite concretar mejor las metas y ejecutar.

Seguir una rutina

Si querés saber cómo ser productivo y eficiente en lo que haces la respuesta está también en la estructura que generes para lograrlo. Tener rutinas inamovibles y un poco de disciplina para cumplirlas es ideal. Intentá ponerte días y horarios fijos para hacer determinadas tareas. Si fijás ciertas actividades cumplilas a rajatabla y no las postergues a menos que sea una situación de fuerza mayor.
Para alcanzar el éxito intentá organizarte y así evitarás cumplir los plazos de entregas, mejorar día a día en la práctica y crecer exponencialmente. No es suficiente trabajar algunos días, es necesario empezar a hacer girar la rueda y hacerlo todos los días para ver resultados.

Tener un espacio limpio y despejado

Si no contás con un espacio de escritorio en tu casa o no tenes oficina privada, podes optar por un espacio de coworking, por ejemplo en nuestra oficina en Caballito, People Coworking.
Es muy importante que tengas limpieza y orden en tu mesa de trabajo porque el caos puede abrumarte o desvirtuar un poco la organización. Es lógico que trabajes con tu agenda, calendarios, block de notas, cartuchera, auriculares y tengas a mano todo lo que necesitas. De vez en cuando es bueno pautar por franjas horarias las tareas del día para poder prescindir de aquello que no estás utilizando y poder guardarlo.

Usar un track de tareas

Las aplicaciones que sirven para hacer el seguimiento de cómo Venímos con los objetivos que vamos cumpliendo son nuestra mano derecha hacia el camino de la productividad. Las más conocidas son Trello, Sesame, Jiffy, Toodledo y Wunderlist. Muchas de ellas son gratuitas o tienen un plazo de prueba gratis para saber si nos sirve. También pueden hacer seguimiento de tareas con las herramientas de Google, y de forma simple como recordatorios o alarmas. Muchas de estas herramientas nos ayudaron a ser productivos en cuarentena pero lo cierto es que para el trabajo diario vienen muy bien.